A Gerência de Documentação Escrita e Especial é uma unidade da instituição que tem sob sua responsabilidade a gestão a documentação escrita e especial do AGCRJ. É composta por duas Subgerências: a Subgerência de Documentação Escrita e a Subgerência de Documentação Especial. A primeira é responsável pela guarda e preservação dos documentos textuais, manuscritos e impressos. A segunda, pelos documentos iconográficos, cartográficos e audiovisuais do acervo institucional.

A função desta Gerência é gerir, preservar, democratizar o acesso público à documentação sob sua guarda e elaborar instruções, normas, tabelas de temporalidade e instrumentos de pesquisa para identificar, arranjar, descrever e preservar os acervos documentais custodiados pelo órgão.

Além destas finalidades, cabe também à Gerência de Documentação Escrita e Especial implementar o disposto no Decreto nº 22.615, de janeiro de 2003, assim como providenciar o recolhimento, ao Arquivo da Cidade, dos documentos de caráter permanente produzidos pelos órgãos da Prefeitura e coordenar os trâmites necessários à doação de acervos.